■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaでタスクを管理し、個人のTODO管理にはOutlookを利用していると、双方への入力や情報更新に手間がかかることはありませんか。手作業での転記は、抜け漏れや入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、AsanaとOutlookを連携させ、特定の条件を持つタスクがAsanaで作成された際に、自動でOutlookにもタスクを登録します。面倒な手作業をなくし、タスク管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとOutlookを併用しており、タスクの二重入力に手間を感じている方
- Asanaでアサインされた重要タスクを、見慣れたOutlookで管理し見落としを防ぎたい方
- ツール間の連携を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでタスクが作成されると自動でOutlookにもタスクが生成されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます
- 手作業によるタスクの転記が不要になることで、入力内容の誤りや重要なタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします
- 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を基にOutlookにタスクを自動で作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のワークスペースID、プロジェクトIDを設定してください
- 分岐機能では、「担当者が自分自身の場合」や「特定のタグが付与された場合」など、Outlookにタスクを作成したい条件を任意で設定することが可能です
- Outlookでタスクを作成するアクションでは、タスクを追加したい任意のタスクリストIDを設定してください
■注意事項
- Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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