■概要
Boxに重要なファイルがアップロードされた際、関係者への共有はどのように行っていますか？都度Slackで通知するのは手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダへのファイルアップロードを検知し、自動でSlackに通知を送信できるため、こうした定型業務を効率化し、迅速かつ確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードされたファイルの共有漏れや確認の遅れを防ぎたい方
- SlackとBoxを日常的に利用しており、手動での通知業務を効率化したい方
- チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、より迅速に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードをきっかけに自動でSlackに通知が送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での共有によって生じる通知漏れや確認の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルの情報にもとづいて後続の処理を分けられるようにします。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルに通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、通知の対象としたいフォルダをコンテンツIDで任意に指定してください。
- 分岐機能では、ファイル名や種類といった前段のトリガーで取得した情報を用いて、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由に設定できます。
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、メッセージ本文にファイル名やURLなどの変数を組み込み、分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項
- BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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