Slackで特定のメッセージが送信されたら、Boxでファイルを検索し通知する

■概要

Slackでのファイル共有依頼に対し、その都度Boxを開いて手作業でファイルを探すことに手間を感じていませんか。
このような定型的な作業は、ヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Slack上の特定のメッセージをきっかけに、Box内のファイルを自動で検索し、検索結果をSlackに通知することが可能になります。
SlackとBox間でのファイル検索・共有フローを自動化し、コミュニケーションをより円滑に進めましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• SlackとBoxを日常的に利用し、ファイル検索や共有をもっと効率化したいと考えている方
• Slack上での依頼を受けてからBoxでファイルを探す手作業をなくし、時間を有効活用したい方
• チーム内のファイル共有プロセスを標準化し、情報伝達のミスを減らしたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackでの依頼をトリガーにBoxのファイル検索が自動で行われるため、手作業で対応していた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手動での検索時に起こりがちな検索ミスや、共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Slackのメッセージ本文から検索に必要なキーワード（ファイル名など）を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでBoxを選択し、「コンテンツを検索」アクションで、AI機能で抽出したキーワードをもとにファイルを検索します。
5. 最後に、オペレーションで再度Slackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、Boxの検索結果を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定では、フローを起動させたいチャンネルや、メッセージに含まれる特定のキーワードを任意で設定できます。
• AI機能のオペレーションでは、Slackのメッセージから何を抽出するか（ファイル名、日付など）を自由に設定することが可能です。
• Boxでのファイル検索時には、AI機能で抽出した情報を検索キーワードとして利用するだけでなく、検索対象のフォルダを限定するなど、条件を細かく設定できます。
• Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルやメンション先を自由に指定でき、本文にBoxの検索結果のURLなど、前のステップで取得した情報を含めることも可能です。

■注意事項

• Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。