■概要
Airtableにアップロードしたファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに転送する業務に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、件数が増えるほど負担となり、転送漏れやファイル間違いといったミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローは、AirtableとMicrosoft SharePointを連携させ、レコード更新をトリガーにファイルを自動で転送する仕組みを構築します。面倒なファイル管理業務から解放され、より生産的な活動に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとMicrosoft SharePointを活用し、チームや部署間で頻繁にファイル共有を行っている方
- Airtable上のファイル管理や、Microsoft SharePointへのデータ転送作業を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの転送ミスや共有漏れを防ぎ、データ管理の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableのレコードが更新されると、添付されたファイルが自動でMicrosoft SharePointに転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による作業を介さないため、ファイルのアップロード忘れや選択ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定し、ファイル添付フィールドの更新を検知するようにします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが添付されている場合にのみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 次に、オペレーションでAirtableの「レコードのファイルをダウンロード」アクションを設定し、更新されたレコードから対象のファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所に転送します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableの自動化の対象としたいテーブルは任意で設定可能です。また、ファイルが格納されているフィールドも自由に指定できます。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、ファイルを保存したいフォルダを任意で指定したり、アップロード時のファイル名を自由に設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Airtable、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
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