Wixでフォームが送信されたら、Googleドキュメントで書類を作成し担当者に送信する

■概要

Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、手作業でGoogleドキュメントに内容を転記し、書類を作成していませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Wixのフォームが送信されると、その内容を元にGoogleドキュメントで書類を自動で作成し、担当者へ送信する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Wixのフォームで受けた申込内容を元に、手動で書類を作成している担当者の方
• WixとGoogleドキュメントをAPI連携させ、書類作成業務を効率化したいと考えている方
• フォームからの問い合わせ対応を自動化し、顧客対応の速度向上を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• Wixのフォーム送信を起点に書類作成から送信までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• WixからGoogleドキュメントへの手作業による転記が不要になるため、入力ミスや対応漏れといった人為的ミスを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、WixとGoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、フォームの入力情報を取得します
3. 続けて、オペレーションで書類発行機能を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定します
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した書類を添付して任意の宛先に送付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 書類発行機能では、テンプレートとして使用するGoogleドキュメントのファイルを任意で設定できます。また、Wixのフォームから取得した情報を書類内の指定した箇所に差し込むことが可能です
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文を自由に設定できます。フォームの入力内容を件名や本文に含めたり、固定の文章を設定したりすることも可能です

■注意事項

• Wix、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443