Wixでフォームが送信されたら、内容に応じてGoogleドキュメントで書類を作成し担当者に送信する

■概要

Wixのフォームから問い合わせや申し込みがあった際、手作業でGoogleドキュメントを立ち上げて書類を作成し、メールで送付する作業に手間を感じていませんか。特に、フォームの内容に応じて書類を使い分ける必要がある場合、確認作業も増えがちです。このワークフローは、Wixフォームの送信をきっかけに、送信内容に基づいた書類をGoogleドキュメントで自動作成し、担当者へ送信する一連の流れを自動化します。WixとGoogleドキュメントの連携をスムーズに実現し、手作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Wixでウェブサイトを運営しており、フォームからの応対業務を自動化したい方
• Googleドキュメントで日常的に契約書や申込書などの書類を作成している方
• WixとGoogleドキュメントを手作業で連携しており、入力ミスや対応漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Wixフォームへの送信を起点に、Googleドキュメントでの書類作成からメール送信までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• フォーム内容の転記ミスや書類の選択ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、WixとGoogleドキュメントを用いた業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Wix、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」を設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、フォームの内容を元にメール本文や書類の内容を生成させます。
4. 次に、進行先切り替え機能を設定し、フォームの特定の回答内容に応じて後続の処理を分岐させます。
5. 次に、書類発行機能でGoogleドキュメントを選択し、指定のテンプレートにフォームやAIが生成したテキストを反映させて書類を発行します。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して担当者へ送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能では、メール本文などを生成するためのプロンプト（指示文）を自由に設定でき、Wixフォームから取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
• 進行先切り替え機能では、Wixフォームの特定の回答内容（例：「資料請求」「問い合わせ」など）を条件に、作成する書類の種類や通知先を変えるといった設定ができます。
• 書類発行機能では、ベースとなるGoogleドキュメントのテンプレートを任意で設定でき、テンプレート内の特定箇所に、フォームの内容を変数として差し込めます。
• Outlookのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文を自由に設定できます。発行した書類を添付ファイルとして指定したり、本文にフォームの内容を含めたりすることも可能です。

■注意事項

• Wix、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。