フォームに送信された情報からTickTickにタスクを作成して、Outlookで通知する

■概要

タスク管理ツールのTickTickとメールソフトのOutlookを併用しているものの、都度手作業で情報を転記するのは手間がかかる上、入力ミスや通知漏れの原因にもなりがちです。特に、問い合わせや依頼など、フォーム経由で発生するタスクの管理は煩雑になりやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、フォームに情報が送信されるだけで、自動でTickTickにタスクを作成し、関係者へOutlookで通知を送ることが可能になり、一連の業務を効率化できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• TickTickとOutlookを連携させ、タスク管理を効率化したいと考えている方
• フォームからの依頼や問い合わせ内容を、手作業でTickTickに登録している方
• タスクの新規作成をOutlook経由で関係者に都度手動で共有している方

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■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点にTickTickへのタスク作成が自動化されるため、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます
• Outlookでの通知も自動で行われるため、タスク登録や関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、TickTickとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでTickTickを選択し、「タスクを作成する」アクションを設定して、フォームで受け取った情報をマッピングします
4. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、タスク作成完了の通知を指定の宛先に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定・変更が可能です
• Outlookでメールを送信するアクションでは、通知を送りたい相手に応じてTo、Cc、Bccなどの送信先を自由に設定できます

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■注意事項

• TickTick、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。