Zoomに特定のミーティングが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する

■概要

Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、議事録や資料を格納するためのフォルダをOneDriveに手動で作成する作業は、手間がかかり面倒に感じることはありませんか。
特にミーティングの数が多いと、フォルダの作成忘れや命名規則のミスといったヒューマンエラーも起こりやすくなります。
このワークフローは、ZoomとOneDriveを連携させることで、ミーティングが作成された際に自動で指定のフォルダを作成し、ファイル管理に関する定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでのミーティングが多く、都度OneDriveにフォルダを作成する作業に手間を感じている方
• ZoomとOneDriveを活用した業務フローの自動化で、生産性を向上させたいと考えている方
• ファイル管理のルールを徹底し、手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomでミーティングが作成されると、連動してOneDriveにフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな作成忘れや命名ミスを防ぎ、ファイル管理の業務品質を安定させることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のミーティングが作成された場合のみ後続のアクションが実行されるよう条件を指定します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、任意の場所にフォルダが作成されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Zoomのミーティング情報（議題、参加者など）をもとに、特定の条件に合致した場合のみフォルダを作成するといった設定が可能です。
• OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成場所を指定したり、ミーティングの議題や開催日時といった情報をフォルダ名に自動で含めたりすることが可能です。

■注意事項

• Zoom、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です：
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。