Googleフォームから回答が送信されたら、ChatGPTで解析しOutlookに通知する

■概要

Googleフォームで受け付けたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつ確認して内容をまとめ、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容をChatGPTが自動で解析・要約し、結果をOutlookから指定の宛先に通知する一連の流れを自動化します。ChatGPTとOutlookを連携させることで、手作業による情報共有の手間を省き、スムーズな対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの対応を効率化したいと考えている方
• ChatGPTとOutlookを連携させ、手作業によるメールの作成や送信を自動化したい方
• AIを活用して、フォームの回答内容の解析や要約といった定型業務から解放されたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームの回答をChatGPTが自動で解析しOutlookへ通知するため、手作業での確認やメール作成業務にかかる時間を短縮できます
• 手動での転記やメール送信作業が不要になるため、内容の誤りや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、ChatGPT、OutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。これにより、フォームの回答内容がフローボットに自動で取り込まれます
3. 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションを設定します。ここで、取り込んだフォームの回答内容を解析・要約するための指示（プロンプト）を設定します
4. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。ChatGPTが生成したテキストを本文に含め、指定の宛先にメールを自動で送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを指定してください
• ChatGPTのオペレーションでは、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。また、前段のトリガーで取得したフォームの回答内容を変数としてプロンプトに含めることが可能です
• Outlookのオペレーションでは、任意の宛先（To, Cc, Bcc）や件名、メッセージ内容を設定できます。前段のアクションで取得した情報を変数として利用したり、固定のテキストを設定したりすることが可能です

■注意事項

• Googleフォーム、ChatGPT、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。