■概要
Outlookで受信する請求書などの添付ファイル付きメールの処理に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのファイル確認や内容の転記は時間がかかるだけでなく、見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローは、OutlookとChatGPTを連携させることで、特定のメール受信をトリガーに添付ファイルを自動でOCR解析し、その結果をChatGPTで要約して通知する一連の流れを自動化し、メール対応業務の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する大量のメールから、添付ファイルの確認や転記を手作業で行っている方
- ChatGPTを活用し、Outlookでの定型的なメール対応業務の自動化を検討している方
- 請求書などの書類処理における手作業での確認漏れや、転記ミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信から内容の解析、通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手動でのファイル確認やデータ転記が不要になるため、情報の見落としや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- OCR機能のアクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルの画像やPDFからテキスト情報を抽出します。
- ChatGPTのアクションで、OCR機能で抽出したテキスト情報を要約・解析するようプロンプトを設定します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、ChatGPTが生成した結果を任意の宛先に通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で指定することが可能です。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、前段で取得した情報をもとに後続のオペレーションを分岐させる条件を自由に設定できます。
- OCR機能では、読み取りたい項目を任意でカスタマイズでき、請求書の日付や金額など特定の情報のみを抽出することが可能です。
- ChatGPTにテキスト生成を指示するプロンプトは自由にカスタマイズでき、OCRで抽出した情報を変数として組み込むことで、より精度の高い解析や要約が可能です。
- 最後の通知設定では、Outlookで送るメールの宛先や件名、本文を任意で設定でき、ChatGPTの解析結果などフロー内で取得した情報を変数として利用できます。
■注意事項
- Outlook、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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