■概要
毎日Boxの特定フォルダをチェックするのは手間ではありませんか？重要なファイルが更新されていても、日々の業務に追われて見落としてしまうこともあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、指定したBoxフォルダ内のファイルリストを毎日自動で取得し、Slackへリマインド通知を送ることが可能です。Boxを簡易的なリマインダーとして活用し、定型的な確認業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxをチームの共有フォルダとして利用し、日々の確認漏れを防ぎたいと考えている方
- Box内の重要なファイルリストをリマインダーとして受け取り、業務を効率化したい方
- 手作業でのファイル確認を自動化し、Slackでのシンプルなリマインドを求めている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間にBox内のファイルリストが自動でSlackに通知されるため、手動での確認作業にかかる時間を短縮することができます。
- 自動化によって、重要なファイルの確認漏れや見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで毎日通知したい時刻を設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、分岐機能を設定し、取得したファイルリストの有無によって後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが存在する場合にのみ通知を送るように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知は、特定のチャンネルや個人宛のダイレクトメッセージなど、通知先を任意で設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前のステップで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込み、動的な内容にカスタムできます。
■注意事項
- Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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