■概要

kintoneに登録された情報を、手作業でOutlookのメールにまとめて関係者に共有する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや共有漏れといった課題も伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、AIがその内容を自動で要約し、Outlookでメールを送信する一連のプロセスを自動化できます。kintoneとOutlookを連携させ、情報共有業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneのレコード情報を手作業で要約し、Outlookで共有している方
• kintoneへの登録からOutlookでの情報共有までのタイムラグをなくしたい方
• 手作業による情報共有の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへの登録からAIによる要約、Outlookでのメール送信までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコードの詳細情報を取得します
4. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、取得したレコード情報を要約します
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、要約したテキストを本文に含めたメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのメール送信アクションでは、宛先（To、Cc、Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
• メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、kintoneから取得したレコード情報やAIによって要約されたテキストなどを変数として組み込めます。

■注意事項

• Outlook、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。