Cal.comで予定が登録されたら、Outlookでメールを送る

■概要

Cal.comでの日程調整後、参加者への案内やリマインドをOutlookで手動作成し、送信する作業に手間を感じていませんか？
手作業での連絡は時間がかかるだけでなく、宛先間違いや送信漏れといったミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Cal.comで新しい予定が登録されると、Outlookから関連するメールを自動で送信できるため、日程調整後の一連のコミュニケーションをスムーズに自動化し、Cal.comとOutlookの連携を効率的に実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Cal.comとOutlookを併用しており、日程調整後の連絡を手作業で行っている方
• 手動でのメール送信による連絡漏れや遅延を防ぎ、対応品質を向上させたい方
• Cal.comとOutlookを連携させ、定型的なコミュニケーション業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Cal.comで予定が登録されると自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業でのメール作成や送信で起こりうる宛先の間違いや、重要な情報の記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Cal.comとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでCal.comを選択し、「予定が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、予定情報を元にしたメールが自動で送信されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名に任意の値を設定してください。
• メール本文には、Cal.comのトリガーで取得した予定日時や参加者の氏名、ミーティングURLといった動的な情報を組み込むことで、よりパーソナライズされた内容を作成することが可能です。

■注意事項

• ‍‍Cal.com、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。