■概要
Outlookで受信した予約関連のメールを確認し、手動でCal.comに登録する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、AIが自動でテキスト情報を抽出し、Cal.comへ予約を登録する作業を自動化します。
Cal.comとOutlook間の連携をスムーズにし、手作業による予約管理の非効率や入力ミスといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受けた予約依頼をCal.comへ手動で転記している方
- Cal.comとOutlookを用いた日程調整業務の効率化を検討している方
- 手作業による予約登録の漏れや日時の入力ミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点にCal.comへの予約登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になるため、予約日時や参加者情報の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを抽出する」を選択し、メール本文から予約に必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでCal.comの「予約を登録する」アクションを選択し、前のステップで抽出した情報を連携して予約を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文から具体的にどの情報（氏名、希望日時、メールアドレスなど）を抽出するかを任意で設定してください。
- Cal.comで予約を登録するアクションでは、前のステップで抽出した値などを活用し、どの項目にどの情報を反映させるかを設定してください。
■注意事項
- Outlook、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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