■概要
Asanaでタスクを管理し、関連ファイルをMicrosoft SharePointで保管している場合、タスクごとに手動でフォルダを作成する作業は手間がかかる上に、作成漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Asanaで新しいタスクが作成されると、自動でMicrosoft SharePointに連携してフォルダを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでのタスク作成とMicrosoft SharePointでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- タスクに関連するファイル管理を効率化し、プロジェクトの生産性を高めたいチームリーダーの方
- AsanaとMicrosoft SharePointを連携させ、情報管理の抜け漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、タスク情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定し、前のステップで取得したタスク情報を元にフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを更新」アクションを設定し、作成したMicrosoft SharePointのフォルダ情報などをAsanaのタスクに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、フォルダ名や保存先などを、固定値またはAsanaから取得したタスク名などの情報（変数）を用いて設定することが可能です。
- Asanaのタスクを更新する際に、コメントや説明欄にMicrosoft SharePointで作成したフォルダのURLなど、後続のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Asana、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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