Asanaで特定のタスクが作成されたら、Microsoft Sharepointにフォルダを作成しタスクを更新する

■概要

Asanaでタスクを管理し、関連資料をMicrosoft SharePointに格納する際、都度フォルダを作成したり、情報を手動で連携したりする作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、AsanaとMicrosoft SharePointの連携を自動化し、Asanaで特定のタスクが作成されるだけで、Microsoft SharePointに必要なフォルダを自動で作成し、その情報をAsanaタスクに反映させることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとMicrosoft SharePointを併用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方
• タスク管理とファイル管理の連携を自動化し、プロジェクトの生産性を向上させたい方
• 手作業による情報連携のミスや漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaでのタスク作成を起点に、Microsoft SharePointのフォルダ作成からタスク更新までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、関連情報の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとMicrosoft SharePointをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを更新する」アクションを設定して、作成したフォルダの情報などをタスクに反映させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、Asanaから取得したタスク名や担当者などの情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。
• Microsoft SharePointでのフォルダ作成時には、作成先のサイトや親フォルダを指定し、作成するフォルダ名にAsanaのタスク名を変数として利用することが可能です。
• Asanaのタスク更新時には、作成したMicrosoft SharePointのフォルダURLを変数として利用し、タスクの説明欄などに自動で追記するよう設定できます。

■注意事項

• Asana、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。