Outlookで特定の予定が作成されたら、Google Meetで会議スペースを作成し追加する

■概要

OutlookでWeb会議の予定を作成する際、都度Google Meetを開いて会議URLを発行し、手動で貼り付ける作業に手間を感じていませんか？この一連の作業は、URLの貼り忘れや間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の予定が作成されるだけで、Google Meetの会議スペースが自動で作成され、予定に追加されます。手作業による手間やミスをなくし、Google MeetとOutlookを使ったスムーズな会議設定を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとGoogle Meetを併用し、会議設定の工数を削減したいと考えている方
• Google Meetの会議URLを手動で発行しOutlookに転記する作業でのミスをなくしたい方
• 会議設定などの定型業務を自動化して、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでの予定作成をトリガーに会議URLが自動で追加されるため、これまで手作業で行っていたGoogle MeetのURL発行・転記時間を短縮できます。
• 手作業によるGoogle MeeのURLの貼り間違いや、Outlookの予定への記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle MeetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たす予定の場合のみ、後続の処理が実行されるようにします。
4. 次に、オペレーションでGoogle Meetの「会議スペースを作成」アクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーのイベントを更新する」アクションを設定し、作成した会議スペースのURLを該当の予定に追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいユーザーのIDやタイムゾーンを任意で設定してください。
• 分岐機能では、トリガーで取得した予定の件名などの情報をもとに、「特定のキーワードが含まれる場合のみ会議URLを発行する」といった条件を自由にカスタマイズできます。
• Outlookのイベントを更新するアクションでは、作成したGoogle Meetの会議URLを、予定の本文や場所など任意の項目に変数として設定することが可能です。

■注意事項

• Outlook、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。