■概要
Boxに新しいファイルをアップロードした後、関係者へのレビュー依頼やその後のリマインド通知を手作業で行っていませんか？このような定型的な連絡業務は手間がかかるだけでなく、対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、Slackへのレビュー依頼から指定期間後のリマインドまでの一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解決することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSlackを連携させて、ファイルレビュー依頼やリマインドを効率化したい方
- 手動でのレビュー依頼や進捗確認に時間がかかり、コア業務に集中できていない方
- ファイル管理やチームへの共有プロセスにおける、連絡漏れや対応忘れをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードをトリガーにレビュー依頼からリマインドまでが自動化されるため、手動での連絡や確認作業にかかる時間を削減できます。
- 自動的に通知が送信される仕組みのため、レビュー依頼の送信漏れやリマインドの対応忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、レビュー依頼の通知を送信します。
- さらに、オペレーションで待機機能を選択し、指定した期間（例：3日間）待機するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「スレッドにメッセージを送る」アクションを設定し、最初の通知のスレッドにリマインドメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定することが可能です。
- Slackへの通知オペレーションでは、メッセージを送るチャンネルやメンション先を自由に設定でき、本文にはBoxから取得したファイル名などの情報を変数として埋め込めます。
- 待機オペレーションでは、リマインドを送信するまでの待機時間を「3日後」から任意の日時や時間に変更できます。
■注意事項
- Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「待機する」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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