Gmailで特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら、任意の内容をAIで要約しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

日々の業務でGmailに届く大量のメールから必要な情報を探し出し、Google スプレッドシートに手作業で転記する作業に手間を感じていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約し、Google スプレッドシートに情報を追加できます。GmailとGoogle スプレッドシート間の連携を自動化し、情報管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する問い合わせなどをGoogle スプレッドシートに手作業で転記している営業やカスタマーサポート担当の方
• 特定のキーワードを含むメールの内容をGoogle スプレッドシートで収集・分析しているマーケティング担当の方
• GmailとGoogle スプレッドシートを連携させた情報管理プロセスを自動化し、業務全体の効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信したメールをAIが自動で要約しGoogle スプレッドシートに追加するため、これまで手作業で行っていた転記や情報整理の時間を短縮できます
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや重要情報の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、トリガーで取得したメール本文から必要な情報を抽出します
4. さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」を設定し、受信したメールの本文などを指定の条件で要約します
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIで処理した情報を指定のスプレッドシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
• AI機能のテキスト抽出では、抽出対象の文章として前段で取得した情報を変数として利用でき、抽出したい項目も自由にカスタマイズ可能です
• AI機能の要約では、要約の対象とする文章に前段で取得した情報を変数として利用でき、文字数などの要約条件も任意で設定できます
• Google スプレッドシートへの追加アクションでは、情報を書き込みたいスプレッドシート、シート、テーブル範囲などをカスタマイズしてください

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。