Outlookで特定の件名のメールが届いたら、内容をAIで要約しGitHubにIssueを作成する

■概要

Outlookに届くバグ報告やユーザーからのフィードバックなどを確認し、手動でGitHubへIssueを起票する作業は、手間がかかるだけでなく対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容をAIが自動で要約し、GitHubにIssueとして作成する一連の流れを自動化できるため、開発チームへの情報共有を効率的かつ正確に行えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookに届くバグ報告などを手作業でGitHubに起票している開発担当者の方
• OutlookとGitHubを連携させ、Issue管理の効率化を図りたいプロジェクトマネージャーの方
• メールでの報告内容を開発チームへ効率的かつ正確に共有したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からGitHubへのIssue作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• 手作業による情報の転記ミスや、重要なメールの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、対応の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携画面でOutlookとGitHubをYoomに連携させます
2. まず、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します
3. 次に、オペレーションで再度Outlookを選択し、トリガーで検知したメールの本文などの詳細情報を取得します
4. 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得したメール本文からIssue作成に必要な情報を抽出します
5. さらに、AI機能の「要約する」アクションで、メールの内容を簡潔にまとめます
6. 最後に、GitHubの「Issueを作成」アクションを設定し、抽出・要約した情報をタイトルや本文に設定してIssueを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの受信フォルダや、件名に含まれる特定のキーワードを任意で設定できます
• AI機能のテキスト抽出では、Outlookで取得したメール本文などを変数として設定し、「報告者」「エラー内容」など、抽出したい項目を自由に定義することが可能です
• AI機能の要約では、抽出したテキストを変数として設定し、「100文字以内で」といった要約の条件を具体的に指示することができます
• GitHubへのIssue作成時には、タイトルや本文、担当者などに、前段のAI処理で得た情報や固定のテキストを組み合わせて自由に設定できます

■注意事項

• Outlook、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。