Microsoft SharePointにファイルが作成されたら、OCRと任意の内容をAIで要約しTrelloにカードを作成する

■概要

Microsoft SharePointにアップロードされた報告書や議事録などのファイルを確認し、その内容をTrelloに手動で転記してタスク管理をしていませんか？ファイルの内容確認や転記作業には時間がかかり、重要なタスクの作成漏れといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル作成をきっかけに、OCRによるテキストの読み取り、AIによる内容の要約、そしてTrelloへのカード作成までの一連の流れが自動化されるため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとTrelloを活用したタスク管理を手作業で行っている方
• Microsoft SharePointに格納されるファイルの内容確認や要約作業に時間を要している方
• Trelloへのカードの作成漏れや、内容の転記ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル作成をトリガーに、AIによる要約やTrelloへのカード作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減します。
• ファイル内容の確認漏れや、Trelloへのカードの作成漏れ、転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの種類など特定の条件に応じて後続のアクションを実行するようにします。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、OCR機能でダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. 次に、AI機能で抽出したテキストを指定の条件で要約します。
7. 最後に、Trelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、要約した内容などをカードに反映させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知の対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子など前段で取得した情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意で設定できます。
• OCR機能では、読み取りたいファイルの対象項目を任意でカスタマイズ可能です。
• AIによる要約では、要約対象の文章にOCR機能で抽出したテキストなどを変数として利用でき、要約の条件も任意で設定できます。
• Trelloでカードを作成するアクションでは、カード名や説明欄に、固定値だけでなく前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。