Google Chatに特定のメッセージを受信したら、Trelloにカードを作成する

■概要

Google Chatでのコミュニケーションの中で発生したタスク依頼が、他のメッセージに埋もれてしまい対応が漏れてしまった経験はありませんか？
タスク管理ツールのTrelloへ手作業で転記するのは手間がかかる上、入力ミスや漏れの原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定メッセージをきっかけにTrelloへ自動でカードを作成できるため、TrelloとGoogle Chat間のスムーズな連携を実現し、タスク管理の抜け漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• TrelloとGoogle Chatを併用し、タスクの転記作業に手間を感じている方
• Google Chat上の依頼を起点とした、タスク管理の抜け漏れを防止したいチームリーダーの方
• 手作業による情報連携を自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatにメッセージが送信されると自動でTrelloにカードが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手動での対応によって発生しがちな、タスクの登録漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのGoogle ChatとTrelloのアカウントをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージのみを処理するように条件を指定します
4. 続いて、AI機能の「抽出する」アクションを設定し、メッセージ内容からタスク名などの必要な情報を抽出します
5. 最後に、Trelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にカードを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、「【依頼】」や「#タスク」といった特定の文字列を含むメッセージのみを対象とするなど、フローボットを起動する条件を任意で設定することが可能です
• Trelloのカード作成オペレーションでは、カードを追加するボードやリストを任意で指定できるほか、カードのタイトルや説明に固定のテキストを入れたり、Google Chatのメッセージ内容など前段のステップで取得した値を変数として埋め込むことができます

■注意事項

• Trello、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336