Google Chatに特定のメッセージを受信したら、承認を依頼しTrelloにカードを作成する

■概要

Google Chatで受けたタスク依頼を、都度Trelloに手作業で登録していませんか？こうした手作業は、対応漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、TrelloとGoogle Chatの連携を自動化し、Google Chatで特定のメッセージを受信すると、内容を基に承認依頼を経て自動でTrelloにカードが作成される仕組みを構築できるため、タスク管理の効率化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• TrelloとGoogle Chatを連携させ、タスク管理を効率化したいと考えている方
• Google Chatでの依頼内容を手作業でTrelloに転記しており、手間を感じている方
• タスクの依頼フローを自動化し、抜け漏れや対応遅延を防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatで受信したメッセージを基に自動でTrelloにカードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます。
• 手作業での転記に伴う情報の入力間違いや、依頼の見落としといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、タスク管理の精度を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、特定の条件（メッセージ内容など）で処理を分けるため、「分岐機能」を設定します。
4. 次に、オペレーションで、受信したメッセージからタスク内容などを抽出するため、「AI機能」を設定します。
5. 次に、オペレーションで、カード作成前に確認を行うため、「担当者依頼」のアクションを設定します。
6. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成する」アクションを設定し、AIで抽出した情報などを基にカードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、特定のキーワードがメッセージに含まれている場合のみ後続の処理に進むなど、フローボットが起動する条件を任意に設定できます。
• 担当者への依頼アクションでは、依頼する相手や依頼メッセージの内容などを、運用に合わせて自由にカスタマイズすることが可能です。
• Trelloのカード作成アクションでは、作成先のボードやリストを指定したり、カードのタイトルや説明に前段の処理で取得した値を埋め込むなど、柔軟な設定ができます。

■注意事項

• Trello、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336