Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、ClickUpでタスクにファイルを添付する

■概要

Microsoft SharePointでファイルを管理し、ClickUpでタスク管理を行っているものの、関連ファイルを都度手作業でタスクに添付する作業は手間がかかるのではないでしょうか。ファイルの添付漏れや、誤ったファイルを添付してしまうといったヒューマンエラーのリスクも考えられます。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとClickUpの連携を自動化でき、ファイルがアップロードされると自動で関連タスクに添付されるため、これらの課題を解消することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• ClickUpとMicrosoft SharePointを併用し、手作業でのファイル添付に手間を感じている方
• プロジェクト管理において、Microsoft SharePoint上のファイルとClickUpのタスクを正確に紐付けたい方
• 定期的なファイル共有業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointにファイルが追加されると自動でClickUpのタスクに添付されるため、これまで手作業で行っていたファイル添付の時間を短縮できます
• 手動でのファイル添付作業がなくなることで、添付漏れや異なるファイルを添付してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、ClickUpとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、ファイル名などから添付先のタスクを特定するためのテキストデータを抽出します
4. 抽出したデータをもとに分岐機能を設定し、条件に応じて添付先のタスクを振り分けます
5. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
6. 最後に、オペレーションでClickUpの「タスクにファイルを添付する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のタスクに添付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ClickUpの「タスクにファイルを添付する」アクションでは、添付先のタスクIDなどを任意に設定することが可能です
• 特定のタスクに常にファイルを添付する場合はタスクIDを固定値として入力し、ファイル名などの情報に応じて添付先を変更したい場合は、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込むことで動的に設定できます

■注意事項

• Microsoft SharePoint、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924