Microsoft SharePointに追加されたファイルをOCRし、ClickUpにタスクを追加する

■概要

Microsoft SharePointにアップロードされた請求書などのファイル内容を確認し、都度ClickUpへ手作業でタスクを作成していませんか？こうした定型業務は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとClickUpを連携させ、ファイルが追加されるとOCR機能が内容を自動で読み取り、ClickUpにタスクを作成するため、ファイル管理からタスク起票までの一連の流れを円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとClickUpを併用し、ファイル内容の手動での転記に手間を感じている方
• ClickUpでのタスク作成漏れを防ぎ、Microsoft SharePointのファイル管理を効率化したいチームリーダーの方
• clickupとsharepointのAPI連携などを通じて、バックオフィス業務の自動化を推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointにファイルが追加されると自動でClickUpにタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• OCR機能がファイル内容を読み取りタスクを作成するため、手作業による転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ClickUpとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致したファイルのみ後続の処理が実行されるようにします。
4. 続いて、OCR機能でMicrosoft SharePointから取得したファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
5. データ変換機能を用いて、抽出した日付情報などをClickUpで利用しやすい形式に整えます。
6. 最後に、ClickUpの「タスクを作成」アクションを設定し、抽出・変換した情報を基にタスクを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取り対象のファイルの中から、どの箇所のテキストを抽出するか、抽出項目を任意で設定することが可能です。
• ClickUpのタスク作成オペレーションでは、タスク名や担当者、期限などの各項目に固定のテキストを設定したり、前段のステップで取得した情報を変数として埋め込んだりできます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、CliakcUpのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924