eSignatures.ioで特定のContract Sendを検知したら、Googleドキュメントで文末にテキストを追加する

■概要

eSignatures.ioで契約書を送付した後、関連情報をGoogleドキュメントで作成した管理表などに手動で転記していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、転記ミスや更新漏れのリスクも伴います。

このワークフローを活用すれば、eSignatures.ioで契約が送信されたことをトリガーにして、指定したGoogleドキュメントの文末にテキストを自動で追加でき、eSignatures.ioとGoogleドキュメントを用いた契約管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• eSignatures.ioとGoogleドキュメントを併用して契約管理を行っている方
• 契約送信後のGoogleドキュメントへの記録作業を自動化し、ミスをなくしたい方
• eSignatures.ioと連携したドキュメント管理の効率化に関心がある法務・営業担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• eSignatures.ioでの契約送信をきっかけに、Googleドキュメントが自動更新されるため、手作業での転記や更新に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による記録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、eSignatures.ioとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでeSignatures.ioを選択し、「特定の契約が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加する」アクションを設定し、指定のドキュメントに契約情報を追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、特定の契約テンプレートが使用された場合のみ後続の処理を実行するなど、ユーザーの運用に合わせた任意の分岐条件を設定してください。
• Googleドキュメントでテキストを追加するアクションでは、テキストを追記したい対象のドキュメントIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍eSignatures.io、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。