.avif)
・
「eSignatures.ioで契約書を送付するたびに、その送信記録を管理用のGoogleドキュメントに手動でコピー＆ペーストしている…」
「契約件数が増えるにつれて、この単純作業にかかる時間も無視できなくなってきたし、何より転記ミスが怖い…」
このように、eSignatures.ioとGoogleドキュメント間の手作業による情報連携に、非効率さやリスクを感じてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">eSignatures.ioで契約書が送信されたら、その情報を自動でGoogleドキュメントに追記する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、契約内容のレビューや顧客フォローといった、より付加価値の高い業務に集中できる時間を確保できるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、ぜひこの機会に導入して、契約管理業務をもっと楽に、そして正確に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">eSignatures.ioとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
eSignatures.ioとGoogleドキュメントのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両者間のデータ入力を自動化できます。
例えば、eSignatures.ioで契約書を送信したタイミングで、契約者情報や送信日時などをGoogleドキュメントに自動で記録することが可能になり、手入力の手間やヒューマンエラーを根本から解消します。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
eSignatures.ioで契約書が送信されるたびに、<span class="mark-yellow">契約者名や契約日などの情報を、指定したGoogleドキュメントの末尾に自動で追記</span>します。
この連携により、契約送信履歴を手動で記録する手間が一切なくなり、記録の抜け漏れや転記ミスを防いで、正確な契約管理台帳を常に維持できます。
eSignatures.ioで契約書が送信された際に、<span class="mark-yellow">特定の契約種別や金額など、あらかじめ設定した条件に合致する場合にのみ、その情報をGoogleドキュメントに自動で追記</span>します。
重要な契約案件のみをリストアップしたり、部署ごとに管理ドキュメントを分けたりするなど、より柔軟で効率的な契約管理が実現可能になります。
それでは、実際にeSignatures.ioとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！
今回は、プログラミング不要で様々なアプリを連携できるYoomを使用して設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：eSignatures.io／Googleドキュメント
[Yoomとは]
今回は「eSignatures.ioでContract Sendを検知したら、Googleドキュメントで文末にテキストを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスからeSignatures.ioを検索し、アプリをクリックします。
画面の案内に沿って、アカウント名とSecret Tokenを入力しましょう。
入力が完了したら「追加」をクリックします。
以下の画面が表示されたら連携完了です！
次にGoogleドキュメントの連携を進めていきましょう。
検索ボックスにGoogleドキュメントと入力し、アプリをクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
連携したいアカウントを選択します。
確認画面で「次へ」をクリックし、先に進みます。
追加アクセスの確認画面が表示されますので、「次へ」をクリックします。
これでマイアプリ連携がすべて完了しました！
以下の「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。OKを押して設定を進めていきましょう。
以下の画面で、「Contract Send」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
画面の案内に沿って、eSignatures.ioのAutomation＆APIからWebhookの設定を行ってください。
この後行うテストのため、eSignatures.ioでContract Sendをしておきましょう。
今回は以下の内容で登録しました。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功したら、「取得した値」が表示されます。
問題なければ設定を保存し、アプリトリガーの設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次に、検知したContract SendをもとにGoogleドキュメントにテキストを追加するアクションの設定を進めていきましょう。
赤枠の「文末にテキストを追加」をクリックします。
連携アカウントとアクションは、先ほどと同様に確認して次へ進んでください。
連携のテストで使用するGoogleドキュメントのファイルがまだ準備できていない場合、このタイミングで用意しましょう。
今回は以下のようなドキュメントを作成してみました。
用意しておいたGoogleドキュメントのドキュメントIDを入力します。
入力欄をクリックすると、選択肢が表示されますので候補から選択しましょう。
追加するテキストの欄も同じく、入力欄をクリックすると選択肢が表示されます。
トリガー設定の際に取得した値から選択しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
テストが成功すると、Google ドキュメントにテキストが追加されますので確認してみましょう。
問題なければYoomの画面に戻り「保存する」をクリックします。
問題なければ設定を保存します。
お疲れさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上ですべての設定が完了です！
今回はeSignatures.ioからGoogleドキュメントへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogleドキュメントの情報を基にeSignatures.ioでアクションを実行したい場合には、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Googleドキュメント上でフローボットを起動させることで、<span class="mark-yellow">ドキュメントの内容に基づいてeSignatures.ioの契約書（Contract）を自動で作成</span>します。契約書の原案を作成したGoogleドキュメントから直接、送付用の契約書を生成できるため、ドキュメントからeSignatures.ioへの情報転記の手間を省き、シームレスな契約フローを実現します。
Googleドキュメントに記載された情報の中から、<span class="mark-yellow">契約者名、住所、契約金額といった特定のテキストデータを自動で抽出し、その情報を基にeSignatures.ioで契約書を作成</span>します。手動での情報入力が不要になることで、入力ミスを劇的に削減し、正確かつ迅速な契約書の作成が可能になります。
Yoomでは、eSignatures.ioとGoogleドキュメントに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
eSignatures.ioとGoogleドキュメントでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
HubSpotで新しい取引が作成されたり、コンタクトが作成されたりしたら、eSignatures.ioで契約書（Contract）を自動で作成できます。
また、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成された際にOCRを行い、その情報を基にeSignatures.ioで契約書を作成することも可能です。
契約業務の進捗に合わせて、eSignatures.ioで契約書が送信されたらSlackに、契約が締結されたらGmailに通知を送るなど、進捗管理と情報共有を効率化できます。
Googleフォームの回答内容をGoogleドキュメントに自動保存したり、ドキュメントのメモ内容からAIで情報を抽出しGoogleスプレッドシートで書類を作成したりできます。
また、ドキュメントから抽出した値をGoogle検索で利用したり、ドキュメントのメモ内容からAIで情報を抽出してConfluenceにページを作成したりと、ドキュメントを起点とした情報抽出、データ連携、ナレッジ作成を効率化できます。
eSignatures.ioとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた契約送信記録の転記作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクをなくすことができます。</span>
これにより、担当者は面倒なデータ入力業務に時間を奪われることなく、より迅速かつ正確な情報に基づいて契約管理を進められ、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや契約内容の改善といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：追記するテキストの書式は変更できますか？
A：はい、可能です。
手動入力と組み合わせることで幅広くカスタマイズできます。
例えば、「氏名：（←手動入力）○○（←取得値）」と設定することで「氏名：○○」と入力されます。
Q：「契約完了時」など他のタイミングで連携できますか？
A：はい、可能です。
eSignatures.ioのトリガー設定で、トリガーアクションの設定を変更できます。
eSignatures.ioで実現可能なAPIについてはこちらをご確認ください。
Q：連携が失敗した場合の通知はありますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、アクション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
詳しくはこちらのページをご確認ください。
.avif)
.avif){kind=small}
.webp)
.webp)
