■概要
Gmailで受信する請求書や注文書といった添付ファイル、その都度内容を確認して手作業で転記していませんか？さらに、関係者にOutlookで通知する作業も重なると、手間がかかりミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、特定のGmailアカウントでのメール受信をきっかけに、添付ファイルの情報をOCRで自動抽出し、その内容をOutlookで関係者に通知する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイル付きメールの処理に、多くの時間を費やしている方
- 手作業でのデータ転記や、Outlookでの手動通知によるミスをなくしたい方
- GmailとOutlookを連携させ、定型的な通知業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信後、OCR処理を経てOutlookで通知するまでが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 添付ファイルの確認漏れや転記ミス、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。この設定で、添付ファイルも自動的に取得されます
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、Gmailで受信した添付ファイル（画像やPDF）のテキスト情報を読み取ります
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を本文に含めて関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールのキーワード（特定の件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください
- 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます
- OCR機能では、読み取りたいファイルのどの項目を抽出するかを任意で設定できます。例えば、請求書であれば「請求金額」や「支払期日」などを指定可能です
- Outlookの通知設定では、任意の宛先や件名、本文を設定できます。OCRで抽出した情報を本文に差し込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です
■注意事項
- Gmail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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