Outlookで添付ファイルを受信したら、OCRを行いGmailで通知する

■概要

Outlookで受信したメールの添付ファイルを確認し、内容を転記してGmailで通知する、といった定型業務に手間を感じていませんか？
特に請求書などの重要書類は、手作業による確認や転記作業でミスが許されず、大きな負担になることもあります。
このワークフローを活用すれば、特定のOutlookメールの受信をきっかけに、添付ファイルの情報をOCRで自動抽出しGmailで通知する一連の流れを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する請求書などの対応に多くの時間を費やしている経理担当者の方
• GmailとOutlookを併用しており、手作業での情報連携に非効率を感じている方
• 添付ファイルの確認と関係者への通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からGmailでの通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます
• OCRによる自動テキスト抽出と転記により、手入力で発生しがちな転記ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を利用し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます
4. 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を読み取ります
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を本文に含めて関係者に通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや件名、差出人などに含まれるキーワードを任意で設定してください
• 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、前段のオペレーションで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます
• OCR機能では、読み取りたいファイルのどの部分の情報を抽出するかを任意でカスタマイズしてください
• Gmailでメールを送るアクションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文の内容を自由に設定でき、本文にOCRで抽出したテキスト情報を変数として挿入することも可能です

■注意事項

• Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。