Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRしてSlackに通知する

■概要

Dropboxに格納された請求書や契約書などのファイルを確認し、その内容をSlackに手動で通知する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されると、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、指定したSlackチャンネルへ通知できます。これにより、手作業による確認漏れや転記ミスを防ぎ、情報共有の迅速化と効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに保存したファイルの情報をSlackで手動共有している方
• 請求書や契約書などのファイルから、文字情報を手入力で転記している方
• SlackとDropboxを連携させ、情報共有の自動化を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル格納からSlackへの通知までが自動化されるため、これまで手作業での確認や転記にかかっていた時間を短縮します。
• 文字の読み間違いや転記ミス、通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとSlackをYoomに連携してください。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションの分岐機能で、特定のファイル名など、後続の処理を実行したいファイルの条件を設定します。
4. 条件に合致した場合、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションで対象のファイルを取得します。
5. AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、抽出したテキスト情報を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、特定のファイル名や拡張子など、処理を実行したいファイルの条件を任意に設定してください。
• AI-OCRでテキストを読み取る際に、ファイル全体から抽出するか、特定の範囲を指定して抽出するかなどを設定できます。
• Slackに通知するメッセージの内容は、OCRで抽出した情報を含め、自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項‍

• DropboxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。