Microsoft SharePointにファイルが作成されたら、OCRを行い結果をSlackに通知する

■概要

Microsoft SharePointとSlackを連携して情報共有を行っているものの、SharePointにアップロードされたファイルの内容を確認し、手動でSlackに通知する作業に手間を感じていませんか？手作業での確認や転記には、ミスのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに特定のファイルが作成された際に、自動でOCRが内容を読み取り、その結果をSlackに通知することが可能です。SlackとMicrosoft SharePoint間の情報共有を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとSlackを利用したファイル共有や確認作業に手間を感じている方
• Microsoft SharePointに保存された請求書などの帳票内容を手作業で確認・転記している管理部門の方
• SlackとMicrosoft SharePoint間の連携を自動化し、チーム内の情報共有を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイルアップロードを起点に、OCRでの内容読取とSlackへの通知が自動化され、手作業での確認や転記にかかる時間を削減できます
• 手作業によるファイルの確認漏れや、Slackへの通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルの場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルの内容を抽出します
6. 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を指定したチャンネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象となるサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、トリガーで取得したファイル名などの情報をもとに、「ファイル名に『請求書』が含まれる場合」といった後続処理の実行条件を自由に設定できます
• OCR機能では、読み取りたいファイルの種類や、抽出したい項目（例：会社名、金額、日付など）を任意でカスタマイズすることが可能です
• Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルやメンションを指定できるほか、本文にOCRで読み取った内容を変数として埋め込むなど、通知内容を自由にカスタマイズできます

■注意事項

• Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。