Asanaの特定プロジェクトにタスクが追加されたら、内容を分析してMailchimpでコンタクトをオーディエンスに追加する

■概要

Asanaで管理している新規リードの関連タスクをもとに、手作業でMailchimpのコンタクトリストに登録していませんか？この作業は件数が増えるほど手間がかかり、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、AsanaとMailchimpの連携をスムーズに自動化でき、特定のプロジェクトにタスクが追加されるとAIが内容を分析し、自動でMailchimpのコンタクトとして追加します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaに登録されたリード情報をMailchimpの配信リストに手作業で追加している方
• AsanaとMailchimp間のデータ転記作業で、入力ミスや抜け漏れに課題を感じている方
• タスク管理からメルマガ配信までのリードナーチャリングプロセスを効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaへのタスク追加を起点にMailchimpへのコンタクト登録が自動化されるため、手作業の時間を削減できます
• 手動でのデータ転記が不要になることで、メールアドレスの入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとMailchimpをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを抽出する」を選択し、タスクの詳細から名前やメールアドレスなどの情報を抽出します
4. さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出した情報をもとにMailchimpで使用するタグなどを生成します
5. 最後に、オペレーションでMailchimpの「コンタクトをオーディエンスに追加する」を設定し、抽出・生成した情報を紐付けてコンタクトを追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、監視対象としたいプロジェクトを任意で設定してください
• AI機能のテキスト抽出では、Asanaのタスク情報から名前やメールアドレスなど、抽出したい項目を任意で指定できます
• AI機能のテキスト生成では、タスク情報を基にMailchimpのタグを生成するなど、プロンプトを自由にカスタマイズできます。ただし、プロンプトの文字数に応じて消費タスク数が変動する点にご注意ください
• Mailchimpへのコンタクト追加では、追加先のオーディエンスを任意で設定できます。また、各項目には固定値を入力したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です

■注意事項

• Asana、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。