Microsoft SharePointでファイルが作成されたら、OCRを行いNotionのプロパティを更新する

■概要

Microsoft SharePointに保存した請求書や契約書の内容を、手作業でNotionのデータベースに転記する作業に手間を感じていませんか？こうした定型的な業務は、時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Microsoft SharePointとNotionの連携が自動化され、ファイルが追加されるだけでOCRが内容を読み取り、ファイルとテキスト情報をNotionへ自動で追加するため、ドキュメント管理の効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとNotionを併用し、手作業での情報転記に課題を感じている方
• Microsoft SharePointに集約される請求書や申込書などの情報を、Notionで一元管理したいと考えている方
• ファイル管理や情報共有のプロセスを自動化し、チームの生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SharePointへのファイル追加をトリガーに、Notionへの情報登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• OCRによるテキスト抽出と自動転記によって、手作業で発生しがちな入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとNotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションに分岐機能を設定し、取得したファイル情報に応じて後続の処理を分岐させます
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションのOCR機能で、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を読み取ります
6. 最後に、Notionの各種アクションを設定し、対象のデータベースにファイル本体とOCRで読み取ったテキスト情報を追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象とするサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続のオペレーションを分岐させる条件を自由に設定できます。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルに合わせて、抽出したい項目（例：請求書番号、日付、金額など）を任意で設定することが可能です。
• Notionの各アクションでは、追加対象のデータベースやページ、またファイルやOCR結果を格納するプロパティなどを、固定値や変数を用いて任意に設定できます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。