■概要

Notionで管理しているプロジェクトやタスクの更新情報を、都度メールで関係者に連絡する作業に手間を感じていませんか。手動での通知は時間がかかるだけでなく、共有漏れや遅延といったミスにつながる可能性もあります。このワークフローは、Notionのデータベースが更新されると自動でZoho Mailからメールを送信するため、Notionをトリガーとしたメール送信のプロセスを円滑に実現し、情報共有の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionでタスク管理を行い、更新内容を都度メールで共有しているチームリーダーの方
• Notionを情報共有のハブとして活用し、関係者への通知業務を自動化したい方
• Notionをトリガーとしたメール送信といった連携を手軽に実現し、業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionの更新をトリガーに自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮することができます
• 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現につながります

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとZoho MailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定します
3. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたページの詳細情報を取得します
4. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、取得した情報を基にメールを作成して送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Mailのメール送信設定では、宛先、件名、本文などを任意の内容で設定してください
• メールの件名や本文には、前のオペレーションで取得したNotionのページタイトルやプロパティ情報などを活用し、更新内容に応じた動的な通知メールを作成することが可能です

■注意事項

• ‍‍Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。