Google Driveにファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにページを作成する

■概要

Google Driveに保存した議事録や報告書などのファイル内容を、手作業でConfluenceに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Google DriveとConfluenceを連携させ、特定のフォルダにファイルが格納されると、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Confluenceに新規ページとして登録します。これにより、情報共有のための手作業での転記プロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとConfluenceを活用し、手作業で情報共有やドキュメント管理を行っている方
• 定型的な転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じている方
• OCR技術を利用して、画像やPDFファイルからのテキスト抽出と情報整理を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加をきっかけに、Confluenceへのページ作成までを自動化するため、手作業による転記の時間を削減できます
• 人の手によるコピー＆ペースト作業をなくすことで、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとConfluenceをYoomに連携します
2. トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
4. 続いて、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
5. 最後に、Confluenceの「ページを作成」アクションで、抽出したテキスト情報をもとにページを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AIのOCR機能で、ファイル内のどの情報をテキストとして抽出するかを任意で設定してください
• Confluenceでページを作成する際に、タイトルや本文にどの抽出情報をどのように反映させるかを任意で設定してください

■注意事項‍

• Google DriveとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。