Google Driveで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにページを作成する

■概要

Google Driveに格納された請求書や議事録などのファイル内容を、手作業でConfluenceに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、ConfluenceとGoogle Driveの連携を自動化し、ファイルが追加されるだけでOCRが内容を読み取り、Confluenceにページとして自動で記録するため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存したファイル内容を、手作業でConfluenceに転記している方
• Confluenceへの情報集約を効率化し、チームのナレッジ共有を活性化させたい方
• 書類管理や情報共有のプロセスを自動化し、業務全体の生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルを追加するだけで、OCRでの文字抽出からConfluenceへのページ作成までが自動実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとConfluenceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、PDFや画像ファイルなど特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、抽出したテキスト情報をもとにページを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、処理を実行したいファイルの拡張子やファイル名など、任意の条件を設定してください。
• AI機能で文字を読み取る際に、抽出した情報のうち、どの部分を後続のオペレーションで利用するかを任意で設定してください。
• Confluenceでページを作成する際には、ページの作成先スペースやタイトル、本文に含める内容などを任意で設定してください。

■注意事項‍

• Google DriveとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量のこちらは以下をご覧ください。