DropboxでPDFがアップロードされたら、OCR機能でテキストを抽出しSlackで通知する

■概要

Dropboxにアップロードされた請求書や申込書などのPDFファイル、その内容を確認するために一つひとつ手作業で開いていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、重要な情報の見落としや転記ミスの原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、PDFのアップロードをきっかけに、OCR機能によるテキスト抽出とSlackへの通知までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消し、手作業による確認フローの効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 請求書や契約書といったPDFの内容を手作業で確認している経理や法務担当の方
• DropboxとSlackを日常的に利用し、チームへの情報共有を効率化したい方
• PDFからOCRでテキストを抽出し、通知するまでの一連の流れを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• DropboxへのPDFアップロードを起点にOCR処理と通知が実行されるため、これまで手作業でのファイル確認や転記に費やしていた時間を短縮できます
• PDFからOCR機能でテキストを抽出するプロセスを自動化することで、手作業による読み間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のチャンネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、PDFファイルから抽出したい項目（例：請求書番号、合計金額など）を任意で指定し、特定の情報のみを抜き出すことが可能です
• Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルIDや、OCR機能で抽出したテキスト情報を含んだメッセージ内容を任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。