■概要

Zoomでオンラインミーティングを設定した後、参加者への案内を都度Gmailで作成・送信する作業に手間を感じていませんか。この定型的な業務は、対応漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、ZoomとGmailを連携させ、ミーティングが作成されたタイミングで自動的に通知メールを送信することが可能になり、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでミーティングを設定し、都度Gmailで関係者に通知している方
• ZoomとGmailを連携させたミーティングの案内業務を自動化し、効率を上げたい方
• ミーティングの通知漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomでのミーティング作成をトリガーに自動でGmailが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮できます。
• 手作業による通知漏れや宛先の間違い、ミーティング情報の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ミーティング情報を記載した通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを固定値で設定したり、特定の変数から取得したりと任意で設定できます。
• メールの件名や本文も自由にカスタマイズが可能です。本文には、Zoomのトリガーで取得したミーティングのURLや日時などの情報を変数として差し込むことで、動的な内容を自動で記載できます。

■注意事項

• Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398