Google Meetで特定の会議が終了したらGoogle Chatに通知する

■概要

Google Meetでの会議後、議事録の共有や次のアクションの確認をGoogle Chatで行うことは多いのではないでしょうか。しかし、会議が連続すると通知を忘れたり、手作業での連絡が負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了を検知し、Google Chatへ自動でメッセージを送信できるため、情報共有の漏れや手間をなくし、チームのスムーズな連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google MeetとGoogle Chatを連携させ、会議後の情報共有を効率化したい方
• 会議参加者へのリマインドや情報共有の徹底に課題を感じているプロジェクトマネージャーの方
• 手作業での通知による連絡漏れや遅延を防ぎ、チームの連携を円滑にしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Meetの会議が終了すると自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を削減できます。
• 会議後の重要な情報共有プロセスを自動化することで、連絡漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google MeetとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、再度Google Meetの「会議が終了したら」アクションを設定し、終了した会議の詳細情報を取得します。
4. 次に、取得した情報をもとに分岐機能を設定し、特定の条件で後続の処理を分けます。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースに通知を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、会議のタイトルや参加者といった前段のステップで取得した情報を利用し、特定のキーワードが含まれる場合のみ通知を送るなど、後続のオペレーションを動かす条件を任意に設定できます。
• Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースを自由に指定できるだけでなく、本文に固定のテキストを入れたり、会議のタイトルや終了時刻といった情報を変数として埋め込むなどのカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Google Meet、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336