■概要
DropboxとBox、二つのクラウドストレージを併用する中で、ファイルを手作業で移動したり、内容を確認して転記したりする業務に手間を感じていませんか。ファイル管理における非効率な作業は、本来の業務を圧迫する一因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに特定のファイルがアップロードされるだけで、音声文字起こしによるテキスト抽出、結果の書類化、そして元ファイルと結果のBoxへの転送までを自動化し、BoxとDropbox間の連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとBoxを併用しており、手作業でのファイル連携に課題を感じている方
- Dropboxにアップされたファイルの内容を確認し、手動でBoxへ格納している方
- クラウドストレージ間のファイル管理を自動化し、業務の効率化を目指すすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に、音声文字起こし処理とBoxへの転送が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル移動や内容確認に伴う、格納ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、Dropbox、Box、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーとなったファイルを取得します
- 次に、オペレーションで音声文字起こし機能を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- オペレーションで書類発行機能を設定し、抽出したテキスト情報をもとにGoogle スプレッドシートで書類を発行します
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロードする」アクションを2つ設定し、発行した書類と元のファイルをそれぞれ指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、処理の対象としたいフォルダのパスを任意で指定してください
- 音声文字起こし機能では、読み取り対象として、前段のDropboxのオペレーションでダウンロードしたファイルを設定します
- 書類発行機能では、書類の雛形となるGoogle スプレッドシートのテンプレートを任意で設定し、OCRで取得した情報などを任意のセルに反映させることが可能です
- Boxのファイルアップロード設定では、アップロード先のフォルダパスやファイル名を、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を用いて任意に設定できます
■注意事項
- Dropbox、BoxそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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