Gmailでビルマ語のファイルを受信したら、OCRで読み取りNotionにレコードを追加する

■概要

海外とのやり取りで、ビルマ語の書類をメールで受け取る機会は少なくないものの、その内容確認やデータ入力に手間がかかっていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると、添付されたファイルを自動でOCR処理し、テキスト化されたデータをNotionのデータベースへ追加します。これまで手作業で行っていたビルマ語のOCRに関連する一連の業務を自動化し、作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したビルマ語の請求書や申込書などをNotionで管理している方
• 手作業でのデータ転記をなくすため、精度の高いOCRの活用を検討している方
• ミャンマーとの取引が多く、定型的な書類の処理業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの受信を起点に、OCRでの読み取りからNotionへのデータ追加までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力の誤りや確認漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションの「OCRで文字を抽出」で、受信したメールに添付されている画像やPDFファイルから文字を読み取るように設定します。
4. 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションでOCRによって抽出されたデータを任意のデータベースに追加するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
• OCRのオペレーションでは、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、抽出する項目を任意で設定してください。
• Notionにレコードを追加するオペレーションでは、テキストデータを格納したいデータベースのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。