Dropboxにファイルが格納されたらOCRして、GitLabにイシューを作成する

■概要

Dropboxにアップロードされた請求書や発注書などのファイルを都度手動で確認し、その内容をGitLabにイシューとして起票する作業は手間がかかり、転記ミスなども発生しやすい業務ではないでしょうか。

このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能でファイルの内容を自動で読み取り、その情報を基にGitLabへイシューを自動作成できます。これにより、手作業によるファイル管理とタスク起票のプロセスを効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとGitLabを連携させて、開発業務やバックオフィス業務の効率化を目指している方
• Dropboxに格納された書類の内容確認や、GitLabへのイシュー作成を手作業で行っている方
• 書類の情報を基にしたタスク管理を自動化し、ヒューマンエラーの防止を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル格納からGitLabのイシュー作成までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• OCRによる自動的な情報読み取りと転記によって、手作業で起こりやすい入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGitLabをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでGitLabの「イシューを作成」アクションを設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（例：請求書番号、金額、日付など）を任意で設定可能です
• AI機能（テキストからデータを抽出）では、OCRで読み取ったテキスト情報の中から、さらに特定のデータを抽出するよう任意で設定できます
• GitLabのイシュー作成では、タイトルや詳細欄に前段のオペレーションで取得したファイル名や抽出データを変数として埋め込むことが可能です

■注意事項

• GitLab、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924