■概要
Smartsheetで管理しているタスクやスケジュールを、都度Googleカレンダーへ手動で登録する作業に手間を感じていませんか。また、手作業での情報転記は、日付の間違いや登録漏れといったミスを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとGoogleカレンダーを連携させ、Smartsheetで特定の条件を満たす行が作成された際に、自動でGoogleカレンダーに予定を作成できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとGoogleカレンダーを併用し、タスクやスケジュールの二重入力に課題を感じている方
- プロジェクトの進行状況をSmartsheetで管理し、確定した予定をチームのGoogleカレンダーへ自動で反映させたい方
- 手作業による予定の転記ミスをなくし、スケジュール管理の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を他の業務に充てられます
- 手動でのデータ転記が不要になるので、日付やタスク内容の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGoogleカレンダーをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報をもとに予定を作成します
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のシートIDや、予定の作成日時として参照したいカラムのIDを設定してください
- 分岐条件は任意で設定できるため、「ステータスが特定の値になった場合」や「特定の担当者がアサインされた場合」など、運用に合わせて条件をカスタマイズしてください
- Googleカレンダーで予定を作成するオペレーションでは、個人のカレンダーやチームの共有カレンダーなど、予定を登録したいカレンダーのIDを任意で設定してください
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Smartsheet、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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