■概要
Outlookで受信する特定のメールをもとに、都度OneDriveにフォルダを手動で作成し、ファイルを管理する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容を元にしてOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、こうした手作業によるファイル管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールを元に、OneDriveでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- メールの件名や本文に含まれる特定の情報を、OneDriveのフォルダ名に反映させたい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信すると自動でOneDriveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダ作成時の命名規則の間違いや、作成漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションの分岐機能で、件名や送信元など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションのテキスト抽出機能で、メールの件名や本文からフォルダ名として使用したいテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、抽出したテキスト情報をフォルダ名として指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを任意で設定し、監視対象のフォルダを限定することが可能です
- 分岐条件は、メールの件名や本文に特定のキーワードが含まれる場合など、ユーザーの運用に合わせて任意で設定できます
- OneDriveでフォルダを作成する場所は、任意のドライブIDや親フォルダのアイテムID、親フォルダ名を指定して設定できます
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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