Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにフォルダを作成する

■概要

Dropboxに保存された請求書や契約書などの書類を一つひとつ開き、手作業でConfluenceに転記・整理する業務に手間を感じていませんか？このワークフローは、DropboxとConfluenceを連携させることで、こうした定型的な情報整理の自動化を実現します。特定のファイルがDropboxに格納されると、AI OCRが自動で内容を読み取り、その情報に基づいてConfluenceにフォルダを自動作成するため、書類管理業務の効率化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに格納した書類を、手動でConfluenceに整理・転記している方
• DropboxとConfluenceを連携させ、請求書や契約書などの書類管理を効率化したいと考えている方
• 定型的な書類整理業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル格納を起点に、内容の読み取りからConfluenceへのフォルダ作成までを自動化し、手作業の時間を短縮します
• 手動でのファイル確認やフォルダ作成による、確認漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとConfluenceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致したファイルのみ後続の処理に進むようにします
4. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
6. 最後に、オペレーションでConfluenceの「フォルダを作成」を設定し、抽出した情報を元に任意の場所にフォルダを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、自動化の対象としたいファイルの条件（ファイル名やファイル形式など）を任意で設定してください
• OCR機能では、書類の中から抽出したい情報（取引先名や日付、金額など）を任意で指定してください
• Confluenceでのフォルダ作成アクションでは、フォルダの格納先や、OCRで抽出した情報を用いたフォルダ名を任意で設定してください

■注意事項‍

• DropboxとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。