OutlookでPDFが添付されたメールを受信したら、OCRしSlackにテキストを通知する

■概要

請求書や注文書など、PDFファイルが添付されたメールを受信するたびに、内容を手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したPDFファイルからテキストを自動で読み取り（convert pdf to machine readable text）、その内容をSlackへ通知できます。これにより、手作業によるデータ入力の手間を省き、業務の正確性を向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookに届くPDFの内容確認や転記作業に手間を感じている方
• 手作業でPDFからテキストデータを作成しており、入力ミスなどの課題を感じている方
• 請求書などのPDF処理を自動化し、チームの業務効率を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OutlookでPDFを受信するだけで、PDFのテキスト化から通知までを自動で実行するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出するように設定します
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のチャンネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取りたいPDFの種類に応じて、どの項目を抽出するかを任意でカスタム設定できます
• Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定することが可能です。また、通知するメッセージ本文に、OCRで抽出したテキストを変数として埋め込むといったカスタムも行えます

■注意事項

• Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924