■概要

Boxにアップロードされた請求書や申込書などのPDFファイルの内容を確認し、手作業でAirtableに転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにPDFファイルがアップロードされると、自動でOCRが内容を読み取りAirtableにレコードを追加するため、こうした定型業務を効率化し、正確性を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存したPDFの内容をAirtableに転記する作業を手作業で行っている方
• 請求書や契約書などの書類から特定の情報を抽出し、データ管理をしたい方
• 手作業によるデータ入力のミスや漏れをなくし、業務の精度を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、OCR処理からAirtableへのデータ登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手によるデータ転記作業が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携画面でBoxとAirtableをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定して、監視対象のフォルダを指定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、PDFファイルのみを処理するなど、特定の条件でフローが実行されるようにします。
4. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。
5. 続けて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を任意のテーブルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取りたいPDFファイルの中から、請求書番号や会社名、金額といった特定の項目を任意で指定して抽出することが可能です。
• Airtableにレコードを作成する際、OCR機能で取得した各テキスト情報を、Airtableのどのフィールドに登録するかを自由にマッピングして設定できます。

■注意事項

• Box、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924