Dropboxにアムハラ語のファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りAirtableでレコードを作成する

■概要

アムハラ語で記載された請求書や申込書などの書類情報を、手作業でデータ入力していませんか？オンラインで利用できる便利なアムハラ語のOCRツールもありますが、読み取った後の転記作業に手間がかかり、入力ミスが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルをアップロードするだけで、OCR機能がアムハラ語の文字情報を自動で読み取り、Airtableのデータベースへレコードとして登録するため、一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• オンラインのOCRツールを活用し、アムハラ語の書類のデータ化業務を効率化したい方
• Dropboxに保存した画像やPDFから、手作業で文字起こしやデータ入力を行っている方
• Airtableでのデータ管理を自動化し、手入力によるミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル保存を起点に、OCRでの文字抽出からAirtableへの登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとDropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
4. 次に、オペレーションの「OCRで文字を抽出」から「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を任意のフィールドに登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、自動化の起点としたいフォルダのパスや、対象とするファイル名を任意の値で設定してください
• OCRのオペレーションでは、読み取ったテキスト情報の中から、Airtableに登録したい項目を任意で設定します
• Airtableのオペレーションでは、レコードを作成するベースID、テーブルIDまたは名前、およびデータを登録するフィールドを、ご利用の環境に合わせて設定してください

■注意事項

• ‍‍Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924