DropboxにPDFがアップロードされたら、OCRでテキストのみを抽出しAirtableでレコードを作成する

■概要

請求書や申込書といったPDFファイルから、必要なテキスト情報だけを手作業で抜き出して転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、DropboxにPDFファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Airtableへレコードとして追加する一連の流れを自動化できます。手作業による転記作業をなくし、定型業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• PDFファイルからテキストを手作業で抽出する業務に時間を要している方
• DropboxとAirtableを活用したデータ管理で、入力作業を自動化したい方
• 帳票処理のミスをなくし、より正確なデータ管理体制を構築したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFのアップロードを起点に、テキスト抽出からデータ格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です
• システムが自動で処理するため、手作業によるコピー＆ペーストミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとDropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
4. 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を任意のフィールドに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意の値で設定してください
• OCRでテキストを抽出する際に、読み取りたい項目（例：会社名、金額など）を任意で設定してください
• Airtableでレコードを作成するアクションでは、連携したいベースID、テーブルID、そしてテキスト情報を格納するフィールドを任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。