OutlookでJPGファイルを受信したらOCRで読み取り、Google スプレッドシートにレコードを追加する

■概要

JPGファイルで受け取った請求書や申込書などのテキスト情報を、目視で確認しながら手入力する作業に手間を感じていませんか？こうした手作業は入力ミスを招きやすく、業務全体の非効率にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したJPGファイルから自動でテキスト情報を読み取り、Google スプレッドシートへ転記する一連の流れを自動化できるため、これらの課題をスムーズに解消します。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するJPG形式の書類からテキスト情報を手入力している経理や営業事務の方
• Google スプレッドシートへのデータ転記作業に時間がかかり、効率化を検討している方
• JPG画像に含まれるテキスト情報の入力ミスをなくし、データの正確性を高めたいと考えている方

‍

■このテンプレートを使うメリット

• OutlookでJPGファイル付きのメールを受信すると自動でテキストを抽出し転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します

‍

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルがJPG形式の場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルをダウンロードします
5. 次に、OCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたJPGファイルからテキスト情報を抽出します
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のシートに行として追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダのみを監視対象としたい場合に、フォルダIDを任意で設定することが可能です
• Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、テキスト情報を転記したい任意のスプレッドシートIDおよびシート名を設定してください

‍

■注意事項

• Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。